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Commerçants : l'utilisation d'un logiciel de caisse certifié sera obligatoire en 2018

Pour lutter contre les risques de dissimulation de recettes, les professionnels devront bientôt utiliser uniquement des systèmes de caisse homologués, dont les données ne pourront pas être altérées (voir l'article sur : http://www.economie.gouv.fr/vous-orienter/entreprise/commerce/commercants-lutilisation-dun-logiciel-caisse-certifie-sera).

La date limite est fixée au 1er janvier 2018. A cette échéance, tous les commerçants et professionnels assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) auront l'obligation d'utiliser un système de caisse ou un logiciel de comptabilité sécurisé. Cette mesure, inscrite dans la loi de finances pour 2016, intervient dans le cadre de la lutte contre la fraude, notamment à la TVA.

Présenter une homologation ou une attestation

Les logiciels et systèmes devront répondre à des « conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données », attestées par un certificat. En cas de contrôle, les entreprises devront être en mesure de présenter une homologation délivrée par un organisme accrédité ou une attestation de l'éditeur du logiciel. A défaut, l'amende prévue s'élève à 7 500 euros, avec l'obligation de se mettre en conformité dans les 60 jours. L'achat d'un nouveau matériel n'est pas forcément obligatoire. Certains éditeurs de logiciel pourraient proposer une simple mise à jour, dans le cadre de contrats de maintenance.

Une fraude très coûteuse

L'utilisation de systèmes frauduleux permet actuellement à certaines entreprises de cacher une partie de leurs recettes, notamment encaissées en espèces. Certains logiciels offrent en effet la possibilité de reconstituer des tickets de caisse, en retirant des recettes de la comptabilité, sans laisser de trace. Une fraude de grande ampleur, parmi les plus coûteuses, selon la direction générale du Trésor.

L’article 88 de la loi de finances n° 2015-1785, publié au journal officiel du 30/12/2015, enjoint tous les commerçants à s’équiper, avant 2018, de logiciels de gestion d’encaissement sécurisés et certifiés. Décryptage des garanties apportées par la certification NF, déjà à disposition de tous les éditeurs.

Constatée début octobre et à nouveau au cœur de l’actualité fin décembre, la fraude fiscale générée par des failles de logiciels de gestion d’encaissement est bien au cœur de la loi de finances 2016. Le texte mentionne que tous les commerçants devront « utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité».

La certification NF Logiciel comptabilité informatisée (NF203), développée en 2006 à l’initiative d’INFOCERT, prend d’ores et déjà en compte les critères de cette loi. Elle compte aujourd’hui 40 produits certifiés.
En ce qui concerne la certification NF Logiciels de gestion d’encaissement, qui concerne les systèmes de caisse, elle permet déjà à 8 logiciels du marché de répondre à ces critères. Elle est donc appelée à s’étendre pour aider tous les commerçants à sélectionner le leur avant 2018.

Qualité du produit et respect des obligations légales

Pour afficher un certificat NF, l’éditeur de logiciel* doit tout d’abord prouver la qualité de son produit au travers de tests de fonctionnalités et d’une revue de la documentation présentée auprès de l’administration fiscale. Sont également auditées les exigences réglementaires liées à la vérification de l’identification des processus et des données d’encaissement ainsi que celles liées à la sécurisation de l’enregistrement des données et des pièces justificatives (tickets) relatives à l’encaissement par la signature électronique.

La certification NF assure également de la création d’une piste d’audit, un outil de traçabilité des opérations d’encaissement, mais aussi l’archivage et la conservation des données, sans aucune fonction permettant de les occulter. Enfin, elle atteste de la présence de moyens de restitution des données d’encaissement enregistrées, afin de simplifier les contrôles.Elle garantit ainsi au commerçant la conformité légale du logiciel tout au long de sa durée de vie.

La certification NF 525 – logiciels de gestion d’encaissement

La certification NF Logiciels de gestion d’encaissement(NF525), développée en 2013/2014 en collaboration avec les professionnels du secteur (représentants d’industriels, membres éditeurs de logiciels, fabricants… ainsi que des représentants de la Direction Générale des Finances Publiques). est délivrée par INFOCERT, organisme tierce partie mandaté par AFNOR Certification. Lorsqu’un logiciel est certifié conforme, la catégorie de produit, le numéro de certificat ainsi que la signature électronique unique figurent sur le ticket de caisse.

*sont concernés les logiciels de caisses enregistreuses autonomes, les systèmes d’encaissement logiciel et les systèmes de gestion de l’encaissement et de comptabilité.

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